Wielu Fachowców prowadzi jednoosobowe działalności gospodarcze lub małe firmy remontowo-budowlane. Jeszcze inni zastanawiają się nad pójściem „na swoje”, ale przytłaczają ich kwestie związane z założeniem, a następnie zarządzaniem własnym biznesem. Niezależnie od wybranej przez Ciebie drogi, chcemy służyć fachową radą. Z tego powodu w Atlasie Fachowca bierzemy na warsztat różne zagadnienia – nie tylko wykonawcze, ale także prawne, podatkowe czy księgowe. W tym artykule podpowiemy Ci m.in. w jaki sposób generować koszty firmowe, by płacić niższe podatki, co konkretnie w nie wrzucać (a możliwości jest naprawdę wiele) oraz jak właściwie je dokumentować. Niezależnie od tego, jakie masz doświadczenie w księgowości, koniecznie zapoznaj się z tym artykułem. Być może jeszcze nie wszystkie Twoje wydatki odpowiednio klasyfikujesz.
Czym jest koszt firmowy?
To wydatek mający na celu generowanie przychodów z działalności gospodarczej lub zabezpieczenie źródła tych przychodów. Przedsiębiorca jest zobowiązany udowodnić przed Urzędem Skarbowym, że dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością.
PAMIĘTAJ! Koszty firmowe mają bezpośredni wpływ na podstawę opodatkowania, czyli kwotę, według której jest liczona wysokość podatku dochodowego. Im wyższe koszty, tym niższy podatek. Jednak nie każdy wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, jak np. zaliczka wpłacona na rzecz niewykonanej dostawy lub usługi.
Przy klasyfikacji wydatków jako kosztów, należy kierować się przede wszystkim rozwagą, ponieważ podlegają one interpretacji. W momencie kontroli podatkowej przeprowadzanej np. przez Urząd Skarbowy to do przedsiębiorcy należy udowodnienie, że poddane pod wątpliwość wydatki spełniają kryteria kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo konieczne jest uwzględnienie przepisów, które czasami wykluczają pewne wydatki z zakresu kosztów firmowych. Wszystkie wyłączenia można znaleźć w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, w art. 23 lub odpowiednio w art. 16 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
- mówi Grzegorz Hatala, adwokat i doradca podatkowy w firmie doradczej Hatala & Storto Podatki.
PAMIĘTAJ! W razie zakwestionowania przez urzędnika kosztów firmowych, możesz zostać zobowiązany do uiszczenia niezapłaconego podatku lub poniesienia kary pieniężnej.
PRZYKŁAD: Dla właściciela firmy zajmującej się remontami i budowlanką, wydatkiem umożliwiającym osiągnięcie przychodu mogą być koszty związane z zakupem odzieży roboczej dla zatrudnionych pracowników. Gdy ubrania te nie posiadają jednolitego charakteru ani nie wskazują wyraźnie na związek z wykonywanym zawodem lub firmą (na przykład brak logo czy nazwy firmy), organy podatkowe mogą podważyć zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie zobowiązany dostarczyć dowody potwierdzające faktyczne wykorzystanie tych ubrań w trakcie wykonywania pracy, a także udowodnić, że służyły jako wyposażenie dla pracowników, a nie zostały zakupione na cele prywatne, na przykład dla jego rodziny.
Wydawać, by oszczędzać?
Odpowiedź jest prosta. Mimo że koszty firmowe oznaczają jednocześnie wydatki, to dla przedsiębiorców, którzy rozliczają się na ogólnych lub liniowych zasadach podatkowych, przekładają się na niższy podatek dochodowy. To szczególnie ważne dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych, które nie osiągają bardzo dużych zysków. Obniżenie kwoty, od której liczy się podatek, bezpośrednio skutkuje mniejszym obciążeniem podatkowym do zapłacenia, a to z kolei oznacza większy zysk.
– dodaje Grzegorz Hatala.
PAMIĘTAJ! Aby osiągnąć ten cel, nie musisz „naginać” przepisów podatkowych - wystarczy dobrze rozumieć praktyki finansowe i systematycznie poszerzać swoją wiedzę w tej dziedzinie. Bo choć księgowość i podatki nie są Twoim głównym obszarem zainteresowań, to zawsze warto wiedzieć więcej. Dzięki temu możesz po partnersku rozmawiać z osobą odpowiedzialną za rozliczanie Twojej działalności i lepiej rozumiesz wszelkie rekomendacje, jakich udziela.
Przezorny zawsze ubezpieczony
Aby zakup móc zakwalifikować jako koszt, należy otrzymać od sprzedawcy dowód wydatku. Z tego powodu pamiętaj, by zawsze odbierać, a następnie archiwizować (zarówno offline, jak i online) wszelkie potwierdzenia, z których możemy wyróżnić:
- rachunki,
- faktury,
- umowy,
- bilety,
- dowody zapłaty bądź poniesienia opłaty.
PAMIĘTAJ! Od stycznia 2020 roku wprowadzono zakaz wystawiania faktury VAT do paragonu, który nie posiada NIP nabywcy, nie ma natomiast obowiązku wystawiania faktur VAT jeśli na paragonie jest NIP. Co więcej, jeśli kwota transakcji nie przekracza 450zł lub 100 Euro to paragon z numerem NIP traktuje się jako fakturę uproszczoną. Taka faktura może stanowić podstawę do uznania wydatku jako kosztu uzyskania przychodu.
Co powinien zawierać dokument kwalifikujący się jako koszt? Zgodnie z artykułem 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Uniwersalne koszty firmowe
Poniżej znajdziesz przykłady uniwersalnych, a także specjalistycznych dla branży remontowo-budowlanej obszarów, które możesz sklasyfikować jako koszty firmowe. Niezależnie od tego, gdzie prowadzisz swoją działalność, istnieje wiele możliwości generowania wydatków.
Biuro i jego wyposażenie (nie w miejscu zamieszkania)
Wśród takich koszów możemy wymienić abonamenty na telefon stacjonarny i Internet, meble i akcesoria biurowe (w granicach rozsądku, gdyż zbyt wystawne mogą zostać sklasyfikowane jako koszty reprezentacji), remont, wymianę okien i drzwi, zakup i instalację klimatyzacji bądź ogrzewania, montaż rolet, środki czystości, a nawet kupno elementów dekoracyjnych (także z rozwagą w kontekście reprezentacji).
PAMIĘTAJ! Do kosztów działalności gospodarczej możesz wliczyć także ubezpieczenie biura, mieszkania i majątku firmowego, bądź własnego czy wynajmowanego, a wykorzystywanego do celów firmowych.
Biuro i jego wyposażenie (w miejscu zamieszkania)
Jeśli prowadzisz działalność w miejscu zamieszkania, w koszty firmowe możesz wliczyć także czynsz i media, przy czym musisz zaznaczyć, jaki procent mieszkania bądź domu jest przeznaczony na firmę, by właśnie tę część włączyć do wydatków. Oprócz tego do kosztów zaliczają się abonament na telefon stacjonarny (w części opłat np. na podstawie zestawienia połączeń), meble i akcesoria biurowe do pomieszczeń przeznaczonych na cele firmowe, a nawet remont (jednak tylko w przestrzeniach związanych z działalnością).
Pojazdy
Samochody możesz rozliczać na dwa sposoby, w zależności od tego, czy auto jest wpisane do majątku firmy, czy też nie. W pierwszym przypadku, jeśli pojazd jest wpisany do ewidencji środków trwałych, możesz włączyć go do kosztów uzyskania przychodu za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych. Poza tym do wydatków firmowych możesz wpisać 75 proc. kosztów paliwa, części zamiennych czy usług serwisowych. W drugim przypadku, kiedy samochód nie należy do firmy, wydatki na benzynę, części i serwis możesz w 20 proc. wliczyć do kosztów.
Podobnie jak powyższe usługi, także ubezpieczenie OC, AC (do 150 tys. a powyżej tej kwoty proporcjonalnie – do sprawdzenia) i NNW możesz ująć w kosztach uzyskania przychodu – w 100 proc., gdy samochód należy do firmy lub w 20 proc., gdy jest Twoim prywatnym pojazdem.
Do kosztów firmowych możesz także wliczyć zakup motoru, skutera czy roweru, jeśli tylko będą wykorzystywane do celów działalności gospodarczej.
PAMIĘTAJ! Jeśli korzystasz z leasingu samochodu, wszelkie koszty związane z umową leasingową, takie jak opłata wstępna, opłaty manipulacyjne, prowizje, a także raty leasingowe, są uznawane za koszty uzyskania przychodu. Co więcej, do tych kosztów można zaliczyć wydatki związane z użytkowaniem leasingowanego przedmiotu, na przykład koszty napraw.
Narzędzia
Praca Fachowca opiera się na narzędziach. Jeśli wartość jakiegokolwiek z zakupionych sprzętów nie przekracza 10 000 zł, nie trzeba wprowadzać go do ewidencji środków trwałych, co oznacza, że nie będzie on podlegać odpisom amortyzacyjnym (uwaga, narzędzi nie trzeba wprowadzać do ewidencji, ale można, jeśli spełniają przesłanki wymienione w art. 22a Ustawy o PIT). Jeśli natomiast Fachowiec nie chce dokonywać amortyzacji, może takie narzędzie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – to, co Fachowcowi się bardziej opłaca należy ustalać indywidualnie, w zależności od oczekiwanego przez niego przychodu w danym miesiącu.
Elektronika
Każdy wykonawca do swojej pracy potrzebuje przynajmniej kilku podstawowych urządzeń elektronicznych. Komputery stacjonarne, laptopy, notebooki, smartfony oraz urządzenia peryferyjne (należy pamiętać, że urządzenia o wartości powyżej 10 tys. i wykorzystywane w działalności dłużej niż rok podlegają obowiązkowej amortyzacji) – je wszystkie możesz wliczyć do kosztów firmowych. Podobnie z usługami takimi, jak oprogramowanie o charakterze ogólnym, rozwiązaniami świadczonymi drogą elektroniczną, abonamentem na telefon służbowy oraz kartami typu prepaid (z fakturą od sprzedawcy).
Edukacja
W branży budowlanej wciąż pojawiają się nowe produkty, techniki wykończeniowe czy rozwiązania technologiczne. Warto być na bieżąco i dbać o swoją edukację. Szkolenia, warsztaty, studia podyplomowe, konferencje naukowe, kursy językowe, książki i czasopisma – wszystkie wymienione aktywności i przedmioty mogą być uznane za koszty firmowe, jeśli tylko są związane z obszarem prowadzonej aktywności zawodowej.
Promocja
Często mówi się, że dobry Fachowiec nie musi się reklamować. Pamiętaj jednak, że konkurencja nie śpi, więc warto zadbać o jakościową komunikację. Szczególnie że w koszty możesz wliczyć stronę www (w tym jej stworzenie, obsługę, pozycjonowanie, tworzenie treści), reklamę w Internecie, prasie, radiu, telewizji, a także na zewnątrz. Dodatkowo w koszty możesz wrzucić materiały promocyjne, prezenty o niewielkiej wartości oraz targi i spotkanie branżowe, a nawet działania public relations.
Podróże służbowe
Praca w branży remontowo-budowlanej wiąże się często z licznymi wyjazdami. Te także stanowią koszty firmowe, jeśli tylko nie kwalifikują się jako wyjazdy stałe, niezbędne do wykonywania działalności, jak np. w transporcie. Pamiętaj, że zawsze powinieneś posiadać wszystkie dokumenty potwierdzające i uzasadniające podróż służbową. W jej skład wchodzą: dieta, noclegi czy transport.
Nieco innym typem podróży są dojazdy – do biura czy klienta. Gdy będziesz potrzebować skorzystać z taksówki czy transportu zbiorowego, wydatki związane z przejazdami także możesz wliczyć w koszty firmowe, jednak tylko, gdy posiadasz rachunek bądź fakturę.
Zatrudnienie
Koszty firmowe, to także kwestie związane ze współpracownikami i pracownikami. Możesz w nie wliczyć umowy cywilnoprawne (np. umowa o pracę, o dzieło, umowy zlecenia, B2B) w kwotach brutto oraz część składek ZUS. Organizując spotkania integracyjne, możesz do wydatków firmowych zakwalifikować również koszty dotyczące przygotowania wydarzenia czy realizacji cateringu.
Nie bądź omnibusem
Jak widzisz, istnieje bardzo wiele sposobów na generowanie kosztów firmowych i tym samym obniżanie wysokości podatku dochodowego. W naszym poradniku wymieniliśmy kilka obszarów, które warto przeanalizować. Pamiętaj jednak, że każda działalność jest inna, a podane przykłady nie zawsze muszą odpowiadać Twoim potrzebom. Dlatego byś miał pewność, że odpowiednio kwalifikujesz swoje koszty, zawsze sprawdzaj i weryfikuj przepisy, bądź konsultuj się ze specjalistami. Bo choć Fachowiec to człowiek wielu talentów, to nie wymagamy, byś był ekspertem od wszystkiego. Dlatego, gdy masz jakąkolwiek wątpliwość co można, a czego nie należy wrzucać w koszty firmowe, skorzystaj z profesjonalnych usług księgowych.
O firmie udzielającej wypowiedzi w artykule:
Spółka doradztwa podatkowego Hatala & Storto Podatki, założona w 2013 roku w Krakowie, obsługuje obecnie ponad 400 klientów z całej Polski i ze świata a ich liczba stale rośnie. Kluczowe usługi to prowadzenie usług księgowych oraz kadrowo-płacowych, a także doradztwo podatkowe i prawne na rzecz przedsiębiorców.
Agencja 38 Content Communication